Asystent / Koordynator prac Zarządu

Poszukujemy osoby, która będzie wspierać Zarząd w codziennej pracy oraz koordynować wybrane działania organizacji.

To stanowisko dla osoby dobrze zorganizowanej, samodzielnej i odpowiedzialnej, która potrafi działać w dynamicznym środowisku, zarządzać priorytetami i skutecznie łączyć zadania administracyjne, komunikacyjne oraz projektowe.

• Priorytety
  • kompleksowe wsparcie Zarządu w bieżącej pracy oraz wybranych sprawach pozazawodowych („life admin”)
  • zarządzanie kalendarzem (spotkania, nagrania, podróże, przygotowania)
  • ustalanie priorytetów dziennych i tygodniowych oraz pilnowanie zobowiązań
  • przygotowywanie agend, materiałów i kontekstu do spotkań
  • organizacja spotkań (wewnętrznych i zewnętrznych)
• Koordynacja i komunikacja
  • koordynacja bieżących działań i zadań
  • komunikacja z partnerami i zespołem
  • sporządzanie notatek, ustaleń oraz prowadzenie listy zadań (owner/termin)
  • monitorowanie postępów i proaktywne reagowanie na opóźnienia
• Administracja i dokumenty
  • przygotowywanie dokumentów, prezentacji i materiałów projektowych
  • dbanie o porządek w dokumentacji (Drive, archiwum, wersje, dostępy)
  • zapewnienie sprawnego przepływu informacji
• Wsparcie projektów i wydarzeń
  • organizacyjne wsparcie wydarzeń i projektów
  • logistyka (rezerwacje, podróże, bieżące sprawy administracyjne)
• Social media i komunikacja zewnętrzna
  • wsparcie w prowadzeniu social media (Facebook i inne kanały)
  • tworzenie i publikacja prostych treści (posty, komunikaty)
  • współpraca przy komunikacji organizacji

• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów
• samodzielność, odpowiedzialność i proaktywność
• bardzo dobra komunikacja (pisemna i ustna)
• znajomość języka polskiego i ukraińskiego (warunek konieczny)
• dobra znajomość narzędzi biurowych (Google Workspace, MS Office)
• umiejętność pracy w dynamicznym środowisku i pod presją czasu
• dyskrecja i umiejętność pracy z poufnymi informacjami
• doświadczenie w pracy z social media

• znajomość języka angielskiego
• umiejętność tworzenia prostych treści (posty, komunikaty)
• podstawowa znajomość narzędzi AI
• prawo jazdy

• pracę w organizacji o realnym wpływie społecznym
• bezpośrednią współpracę z Zarządem
• możliwość rozwoju i zdobycia szerokiego doświadczenia
• elastyczne godziny pracy
• hybrydowy model pracy (Warszawa, centrum)
• umowę zlecenie
• wynagrodzenie: 6000 PLN brutto/mies. (w zależności od doświadczenia oraz rodzaju umowy)

• praca hybrydowa (2–3 dni w tygodniu stacjonarnie w Warszawie)
• elastyczne dni pracy dostosowane do kalendarza Zarządu